Para os que viveram a fase adulta nos anos 90/2000, certamente viram na TV, e em outros veículos de comunicação, a propaganda do UNIBANCO que enaltecia o seu funcionamento por 30 horas/dia (24 horas de autoatendimento + 6 horas de atendimento nas agência).
Esta foi uma estratégia de
marketing certeira que nos faz lembrar até hoje que o UNIBANCO é o único banco 30 horas. E, se fosse possível ter, ao invés de 24 horas, 30 horas em um único dia? O que você faria com essas horas complementares? Estudo? Escrita? Lazer?
Bom, infelizmente não conseguimos mais horas/dia para aproveitarmos de formas diversas. Mas é possível otimizar e organizar o nosso dia-a-dia, fazendo a gestão de tarefas, resultando em um dia de trabalho e escrita mais efetivo. E é exatamente por esse caminho que iremos te guiar nesse artigo. Vamos lá?
Fique atento ao seu comportamento
O uso de ferramentas de gestão, independente de qual, pura e simplesmente, não é garantia de um dia organizado e tarefas executadas. Antes de pensarmos em qual ação tomar ou qual ferramenta usar,
devemos analisar de que forma estamos conduzindo o nosso dia de trabalho.
Faça um autoquestionamento sobre quais são suas distrações e momentos de maior procrastinação. Afinal, de nada ter um
dashboard bem organizado se você não consegue executar as tarefas planejadas.
Tenha senso de urgência
Faz parte dos valores do
Bingo o senso de urgência, o
timing que cada um tem para agir e isso inclui a entrega de uma atividade, seja a publicação de um texto, a gravação de um vídeo ou o andamento da escrita de um livro.
E o senso de urgência está diretamente relacionado à procrastinação. Uma citação popular se encaixa perfeitamente nesse contexto: "nunca deixe para depois o que se pode fazer agora".
Faça um levantamento das suas atividades rotineiras
Para termos um dia de trabalho otimizado, ter em mente quais atividades são recorrentes é essencial. E, por mais que tenhamos uma jornada de trabalho dinâmica, sempre haverão atividades recorrentes, tais como: olhar e-mail, passar um cafezinho, reuniões, criação de conteúdo etc.
Calcule o tempo que cada atividade leva para ser feita
Para não ficarmos desesperados e a todo momento falar que “está cheio de coisa para fazer”, deve-se calcular quantos minutos, ou horas, levamos para executar uma atividade. Afinal, sabendo quanto tempo levamos para executar algo, conseguiremos calcular quantos “algos” conseguimos finalizar durante o dia.
Exemplo: Você é um redator e demora aproximadamente 60 minutos para um texto para blog. Se a sua jornada é de 8 horas/dia, logo, você produzirá até 8 textos por dia. Naturalmente, simplificamos a conta para melhor entendimento. Porém, sabia que nós não somos produtivos 100% do tempo de trabalho.
Conforme a
HashTrack, há uma perda de, em média, de 2 horas de trabalho por dia, considerando uma jornada de 8 horas. E temos a produtividade diminuída por conta dos horários em que vamos ao banheiro, fazemos lanches, reuniões extra-oficiais etc. Leve este fator em conta, ao levantar suas atividades diárias.
Ferramentas para auxiliar na organização de tarefas
Veja algumas das ferramentas recomendadas para ajudar você na sua organização diária de atividades:
Post-it
Sim, estou considerando os post-its como uma ferramenta. Quem nunca usou um papelzinho para anotar um recado, lembrete ou, até, atividades a serem feitas durante o dia?
Há diversas marcas no mercado, das mais diversas cores e tamanhos, que nos permitem “brincar” de como as tarefas serão anotadas. Pode parecer simples, mas deve-se ter uma boa organização, por mais simples que seja usar um post-it.
Bom lembrar que, diferentemente do celular, o “recadinho” não nos notifica quando uma atividade está em atraso.
Bloco de notas
O bloco de notas é um editor de texto simples, porém, bastante eficiente para anotações curtas. Assim como post-it, nos ajuda a não esquecer dos nossos compromissos e atividades.
Tanto no computador ou no celular, o bloco de notas pode ser usado e é uma boa saída para as anotações de quem procura simplicidade e praticidade.
Trello
O Trello é uma ferramenta de organização de projetos. Foi criada, em 2011, pela Fog Creek. E, somente em 2014, tornou-se uma empresa. Atualmente, a ferramenta é utilizada por aproximadamente 17 milhões de pessoas pelo mundo.
A principal característica do Trello é sua estrutura de navegação baseada na metodologia Kanbam, criada pela Toyota na década de 1960. E, de forma prática, conseguimos conduzir projeto, organizar e executar listas de atividades, delegar responsáveis e definir prazos para atividades específicas.
Conclusão
Temos, hoje, disponíveis diversas ferramentas para nos auxiliar no dia a dia de trabalho, porém, não devemos responsabilizar o não uso de uma ferramenta a uma falta de produtividade e/ou entrega.
Os últimos meses foram bem difíceis para todos, que inclui a mudança radical da nossa rotina de trabalho. Por isso, é importante nos adaptar e as ferramentas de gestão podem ajudar bastante.
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